Fui eleito administrador do condomínio. E agora?

Na maioria dos prédios, o administrador não é um profissional: é um vizinho que aceitou a tarefa na assembleia. A lei não faz essa distinção. As funções e as responsabilidades são as mesmas quer o cargo seja exercido por um condómino, quer por uma empresa de gestão. Este guia reúne o que convém fazer nas primeiras semanas e os prazos que não pode deixar passar.

O que diz a lei sobre o cargo

O administrador é eleito e exonerado pela assembleia de condóminos, e o cargo tanto pode ser exercido por um condómino como por um terceiro. Salvo disposição em contrário, o mandato dura um ano e é renovável (artigo 1435.º do Código Civil).

As funções estão no artigo 1436.º, revisto pela Lei n.º 8/2022. Entre elas:

• convocar a assembleia e elaborar o orçamento das receitas e despesas de cada ano;
• verificar a existência do seguro contra o risco de incêndio;
• cobrar as receitas e pagar as despesas comuns, exigindo a cada condómino a sua quota-parte;
• guardar e manter todos os documentos que digam respeito ao condomínio;
• informar os condóminos sempre que o condomínio for citado ou notificado num processo judicial, arbitral ou administrativo;
• emitir, no prazo de 10 dias, a declaração de dívida de um condómino que a peça — por exemplo, para vender a sua fração;
• intervir em situações de urgência e convocar depois uma assembleia extraordinária para ratificar o que fez.

Para obras extraordinárias ou de inovação, o administrador deve apresentar pelo menos três orçamentos, salvo se o regulamento ou a assembleia dispuserem de outra forma. E o administrador que não cumpra as suas funções responde civilmente pelos danos que cause.

As primeiras semanas, passo a passo

1. Receba a documentação do administrador anterior. Livro de atas, título constitutivo e regulamento do condomínio, orçamentos e contas dos últimos anos, contratos (limpeza, elevador, manutenção), apólice do seguro, extratos bancários, a lista de condóminos com as permilagens, chaves e contactos dos fornecedores. Faça uma lista do que recebeu e do que falta.
2. Guarde a ata da sua eleição. É o documento que o banco e os fornecedores lhe vão pedir para provar que fala em nome do condomínio.
3. Atualize a conta bancária. Com a ata, peça ao banco para mudar quem pode movimentar a conta do condomínio. O dinheiro do condomínio nunca deve passar pela sua conta pessoal.
4. Confirme o seguro contra incêndio. É obrigatório, tanto para as frações como para as partes comuns (artigo 1429.º), e verificar que existe faz parte das suas funções.
5. Confirme o fundo comum de reserva. Todos os condomínios são obrigados a ter um, depositado numa instituição bancária, para as despesas de conservação do edifício. Cada condómino contribui com pelo menos 10% da sua quota-parte nas restantes despesas (Decreto-Lei n.º 268/94, artigo 4.º).
6. Faça o mapa das quotas. Cada condómino paga na proporção do valor da sua fração — a permilagem que consta do título constitutivo (artigo 1424.º). Registe quem pagou, quem está em atraso e desde quando.
7. Junte os contactos de todos os condóminos. A convocatória da assembleia pode seguir por correio eletrónico, mas só para quem o tenha aceite numa assembleia anterior, com o endereço registado em ata (artigo 1432.º). Aproveite a próxima assembleia para recolher esses consentimentos.

Os prazos que não pode esquecer

• Primeira quinzena de janeiro — assembleia ordinária para aprovar as contas do ano anterior e o orçamento do ano seguinte. Pode passar para o primeiro trimestre se o regulamento o previr ou a assembleia o aprovar (artigo 1431.º).
• 10 dias antes da assembleia — convocatória, por carta registada, por aviso com recibo assinado ou por correio eletrónico a quem o aceitou (artigo 1432.º). Veja o guia Convocatória da assembleia de condóminos, com um modelo pronto a copiar.
• 10 dias depois do pedido — declaração de dívida de um condómino que vai vender a fração (artigos 1424.º-A e 1436.º). Veja o guia Declaração de dívida ao condomínio.

A convocatória tem de indicar o dia, a hora, o local e a ordem de trabalhos, e assinalar os assuntos que só podem ser aprovados por unanimidade. Se à primeira não houver quórum e a convocatória não marcar outra data, a assembleia considera-se convocada para uma semana depois, à mesma hora e no mesmo local — e aí pode deliberar por maioria dos presentes, desde que representem pelo menos um quarto do valor total do prédio.

Uma regra para o ano inteiro: deixe tudo por escrito

Quase todos os conflitos num condomínio gerido pelos vizinhos começam com uma pergunta simples — para onde foi o dinheiro? — a que ninguém sabe responder com documentos. Registe cada pagamento e cada despesa no dia em que acontecem, guarde as faturas e os recibos, e dê a todos os condóminos acesso às contas. Em janeiro, a prestação de contas fica feita.

Onde o OmniCondo ajuda

O OmniCondo foi feito para prédios geridos pelos próprios condóminos. Regista as frações e as permilagens, as quotas e quem está em dívida, as assembleias com convocatória, votação e ata, emite a declaração de dívida em minutos e guarda os documentos do condomínio num só lugar, com cada condómino a ver o que lhe diz respeito. É grátis até 50 frações.